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                                                                                  一項研究認為,最浪費時間的事情就是開會

                                                                                  一項研究認為,最浪費時間的事情就是開會

                                                                                  Jane Their 2024-03-25
                                                                                  Zoom疲勞癥真實存在,而且代價高昂。

                                                                                  圖片來源:10'000 HOURS—GETTY IMAGES

                                                                                  開會本來應該用一封電子郵件就能夠代替,這一點已經得到官方證實。

                                                                                  來自四個洲的5,000名知識工作者參加了澳大利亞的軟件業巨頭Atlassian公司最近的一次調查。受訪者普遍達成的一個共識是:最浪費時間的事情就是開會。

                                                                                  事實上,有72%的會議在傳達信息、鼓勵合作和完成任務方面是無效的。目前開會的形式以Zoom虛擬會議居多,但有時候公司也會以開會為借口,召集員工來到辦公室。這意味著平均有四分之三的會議,本來就可以而且應該用一份書面備忘錄取而代之。

                                                                                  問題通常并非出在會議組織者的身上,他們的出發點或許是好的。但有許多問題經常會阻礙會議的進展。Atlassian公司的調查發現,首先,在開會的時候通常會有小部分發言人控制對話,讓那些更安靜的與會者遭到排擠,失去為公司做出貢獻的機會。其次,開會通常不會推動項目有任何進展:研究人員的結論是:“會議上不會作出任何決策,而且沒有人知道會議應該有什么結果?!辈怀鲆饬系氖?,有77%的受訪者表示,所有會議只會導致更多的會議。

                                                                                  開會自然比發電子郵件更耗費時間,這意味著開會占用了完成其他可能更緊迫的工作任務的時間。還有Atlassian公司所說的“對話混亂”,即在沒有議程的會議上,討論會偏離軌道,失去焦點。

                                                                                  這些失敗的會議日積月累,讓員工不堪重負。接近五分之四(78%)的受訪者稱,由于每周需要參加太多的會議,導致他們很難完成工作。超過一半的受訪者指出,由于“會議過多”,他們甚至每周經常要加班。

                                                                                  不止入門級員工面臨這個問題,盡管老板經常會強制要求新人參加會議。事實上,67%的總監或以上級別的受訪者表示需要加班??傮w上有四分之三(76%)的員工對Atlassian公司表示,過多的會議讓他們疲憊不堪。

                                                                                  那么開會有什么好處呢?為什么需要開會?大多數人可能很熟悉這些問題的答案:即使沒有人真得喜歡開會,但會議(以及現場辦公和每周五天工作制)仍然存在,因為我們一直以來都在這樣做。但開會幾乎遭到一面倒的負面評價,而且開會效率低下這個事實背后有科學證據支持。

                                                                                  耶魯大學(Yale)最近的一項研究證實,Zoom虛擬會議無法像面對面交流一樣激發大腦活動,這只會加劇持續存在的Zoom疲勞癥。有些公司,例如Shopify,正在積極響應人們對會議的態度轉變。Shopify指定了“不開會日”。今年年初,嬰兒配方奶粉初創公司Bobbie徹底取消了例行會議。

                                                                                  在金融科技公司Block,其首席執行官杰克·多爾西禁止在周二開會,以提高工作效率。對于Block的消息,分析公司Dignari的技術總監杰夫·斯蒂芬斯在X上回應稱,不開會日“真得[需要]變成標準慣例。會議疲勞癥是真實存在的,原因不只是因為會議的數量。在很多時候,雖然會議的數量不多,但它們分散在一天的不同時段召開,足以阻礙人們在會議間隙真正高質量地完成工作?!?/p>

                                                                                  顯然,許多簡單且免費的改變,可以讓會議更適應當今時代,而且這些改變無疑會受到歡迎。Atlassian公司建議,如果必須開會,那就把會議時間從30分鐘縮短到15分鐘,并且事先發放會議議程。此外,考慮安排一位引導師,確保所有人都能夠保持專注,并且有機會發表意見,不會有任何人主導會議。

                                                                                  “可以節省15分鐘”,任何人都會為此感到開心。(財富中文網)

                                                                                  譯者:劉進龍

                                                                                  審校:汪皓

                                                                                  開會本來應該用一封電子郵件就能夠代替,這一點已經得到官方證實。

                                                                                  來自四個洲的5,000名知識工作者參加了澳大利亞的軟件業巨頭Atlassian公司最近的一次調查。受訪者普遍達成的一個共識是:最浪費時間的事情就是開會。

                                                                                  事實上,有72%的會議在傳達信息、鼓勵合作和完成任務方面是無效的。目前開會的形式以Zoom虛擬會議居多,但有時候公司也會以開會為借口,召集員工來到辦公室。這意味著平均有四分之三的會議,本來就可以而且應該用一份書面備忘錄取而代之。

                                                                                  問題通常并非出在會議組織者的身上,他們的出發點或許是好的。但有許多問題經常會阻礙會議的進展。Atlassian公司的調查發現,首先,在開會的時候通常會有小部分發言人控制對話,讓那些更安靜的與會者遭到排擠,失去為公司做出貢獻的機會。其次,開會通常不會推動項目有任何進展:研究人員的結論是:“會議上不會作出任何決策,而且沒有人知道會議應該有什么結果?!辈怀鲆饬系氖?,有77%的受訪者表示,所有會議只會導致更多的會議。

                                                                                  開會自然比發電子郵件更耗費時間,這意味著開會占用了完成其他可能更緊迫的工作任務的時間。還有Atlassian公司所說的“對話混亂”,即在沒有議程的會議上,討論會偏離軌道,失去焦點。

                                                                                  這些失敗的會議日積月累,讓員工不堪重負。接近五分之四(78%)的受訪者稱,由于每周需要參加太多的會議,導致他們很難完成工作。超過一半的受訪者指出,由于“會議過多”,他們甚至每周經常要加班。

                                                                                  不止入門級員工面臨這個問題,盡管老板經常會強制要求新人參加會議。事實上,67%的總監或以上級別的受訪者表示需要加班??傮w上有四分之三(76%)的員工對Atlassian公司表示,過多的會議讓他們疲憊不堪。

                                                                                  那么開會有什么好處呢?為什么需要開會?大多數人可能很熟悉這些問題的答案:即使沒有人真得喜歡開會,但會議(以及現場辦公和每周五天工作制)仍然存在,因為我們一直以來都在這樣做。但開會幾乎遭到一面倒的負面評價,而且開會效率低下這個事實背后有科學證據支持。

                                                                                  耶魯大學(Yale)最近的一項研究證實,Zoom虛擬會議無法像面對面交流一樣激發大腦活動,這只會加劇持續存在的Zoom疲勞癥。有些公司,例如Shopify,正在積極響應人們對會議的態度轉變。Shopify指定了“不開會日”。今年年初,嬰兒配方奶粉初創公司Bobbie徹底取消了例行會議。

                                                                                  在金融科技公司Block,其首席執行官杰克·多爾西禁止在周二開會,以提高工作效率。對于Block的消息,分析公司Dignari的技術總監杰夫·斯蒂芬斯在X上回應稱,不開會日“真得[需要]變成標準慣例。會議疲勞癥是真實存在的,原因不只是因為會議的數量。在很多時候,雖然會議的數量不多,但它們分散在一天的不同時段召開,足以阻礙人們在會議間隙真正高質量地完成工作?!?/p>

                                                                                  顯然,許多簡單且免費的改變,可以讓會議更適應當今時代,而且這些改變無疑會受到歡迎。Atlassian公司建議,如果必須開會,那就把會議時間從30分鐘縮短到15分鐘,并且事先發放會議議程。此外,考慮安排一位引導師,確保所有人都能夠保持專注,并且有機會發表意見,不會有任何人主導會議。

                                                                                  “可以節省15分鐘”,任何人都會為此感到開心。(財富中文網)

                                                                                  譯者:劉進龍

                                                                                  審校:汪皓

                                                                                  It’s official: That meeting really should have been an email.

                                                                                  Five thousand knowledge workers across four continents took part in a recent survey by Australian software giant Atlassian. The vast consensus among those respondents: Nothing wastes more of their time than meetings.

                                                                                  Indeed, meetings—often over Zoom these days, though occasionally used as an excuse to yank people into an office—are ineffective at disseminating information, encouraging collaboration, and accomplishing tasks a whopping 72% of the time. That means, on average, 3 in 4 meetings truly could’ve been supplanted by a written memo, and probably should have been.

                                                                                  It’s rarely the meeting organizer’s fault, whose intentions are probably good. But a handful of problems tend to routinely hamstring progress. For one thing, Atlassian found, a small group of speakers often control the conversation, edging out quieter attendees who lose the chance to contribute. Secondly, meetings often don’t move projects forward: “No decisions were made, and nobody knows what’s expected of them,” the researchers concluded. Unsurprisingly, that’s led 77% of respondents to say that all meetings do is create more meetings.

                                                                                  Naturally, meetings are more time-consuming than circulating emails, which means taking away time from accomplishing other, potentially more pressing tasks. Then comes what Atlassian dubs “conversational chaos,” which is when a meeting lacking an agenda goes off the rails and lapses from its lack of focus.

                                                                                  The accumulation of these setbacks has brought workers to the edge. Nearly 4 in 5 (78%) of Atlassian’s respondents say they struggle to get their work done because of how many meetings they’re expected to attend each week. Over half said they even have to work overtime a few days per week specifically because of “meeting overload.”

                                                                                  The problem isn’t just among those at the entry level, either, where bosses routinely force newbies to attend meetings. In fact, 67% of those at the director level and up report needing to work overtime. Across the board, over three quarters (76%) of workers told Atlassian meeting-heavy days leave them totally drained.

                                                                                  So, who benefits? Why add grist to the meetings mill? Largely, the answer might be a familiar one: Even if no one enjoys it per se, meetings (and in-person work and five-day workweeks, for that matter) persist because they’re simply what we’ve always done. But they’re nearly universally maligned—and science backs up their ineffectiveness.

                                                                                  A recent Yale study confirmed that Zoom meetings fail to spark the brain activity of in-person connection, which only stands to reinforce the enduring epidemic of Zoom fatigue. Some companies, like Shopify, are meeting the shifting sentiment with open arms, launching designated “no-meeting days.” At the start of the new year, infant-formula startup Bobbie canceled all recurring meetings en masse.

                                                                                  Over at fintech company Block, CEO Jack Dorsey nixed meetings on Tuesdays in an effort to spur productivity. In response to the news at Block, Jeff Stephens, technology chief at analytics firm Dignari, wrote on X that no-meeting days “really [need] to become standard practice. Meeting fatigue is real and not just due to the quantity of meetings. Many times it’s just a few meetings but they are sprinkled throughout the day just enough to prevent real quality work being done in the gaps.”

                                                                                  Clearly, plenty of easy and free changes can bring meetings into the modern era—and they’ll all undoubtedly be popular. Atlassian recommends, if a touchbase must occur, cutting down the set time from 30 to 15 minutes and circulating an agenda beforehand. To go one step further: Consider adding a facilitator to ensure everyone stays on task and gets time to weigh in—and nobody dominates.

                                                                                  And who doesn’t live for the rush of “getting fifteen minutes of their day back”?

                                                                                  熱讀文章
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